Polityka prywatności

1. Cel i zakres polityki

Niniejsza polityka prywatności opisuje, w jaki sposób firma Premium Sport Kft. przetwarza dane osobowe na stronie internetowej Heavy Tools (heavytools.pl) w związku z zakupami, obsługą klienta, programem lojalnościowym, marketingiem i rekrutacją.

Polityka realizuje obowiązki informacyjne z art. 12–14 RODO oraz polskiej ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Dla szczególnych procesów może obowiązywać dodatkowa, odrębna klauzula informacyjna.

2. Administrator i dane kontaktowe

3. Zasady przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z zasadami RODO, w szczególności:

·   zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość;

·   ograniczenie celu;

·   minimalizacja danych;

·   prawidłowość;

·   ograniczenie przechowywania;

·   integralność, poufność i odpowiednie bezpieczeństwo;

·   rozliczalność i dokumentowanie zgodności.

4. Główne procesy przetwarzania

Dla każdego celu odrębnie określamy podstawę prawną. Realizacja zakupu nie jest uzależniona od zgody na przetwarzanie, gdy dane są niezbędne do umowy lub obowiązku prawnego.

Okresy przechowywania wskazane w tabeli nie uchylają obowiązków wynikających z przepisów prawa, wiążących żądań organów, potrzeby obsługi incydentu bezpieczeństwa ani potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zamiast automatycznego „natychmiastowego usunięcia” zawsze oceniamy właściwą podstawę prawną oraz ewentualny obowiązek dalszego przechowywania danych.

Rozmowy telefoniczne z obsługą klienta są nagrywane. Na początku rozmowy informujemy dzwoniącego o nagrywaniu i jego celu. Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione, a prawo dostępu obejmuje również nagranie. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes, osoba może wnieść sprzeciw; sprawę można również załatwić kanałem pisemnym.

5. Pliki cookie i podobne technologie

Serwisy mogą używać cookie, local storage, pikseli, tagów i podobnych technologii. Art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej określa warunki przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji w urządzeniu końcowym, w tym obowiązek uprzedniej, jasnej informacji i zgody, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.

Technologie ściśle wymagane do transmisji lub usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane w granicach ustawowego wyjątku. Analityka, reklama i profilowanie niewchodzące w wyjątek są uruchamiane dopiero po ważnej zgodzie.

·   odmowa musi być równie łatwa jak akceptacja;

·   tagi nieobjęte wyjątkiem nie mogą uruchamiać się przed zgodą;

·   ustawienia wskazują cel, podmiot trzeci, nazwę technologii i okres;

·   zgodę można w każdej chwili wycofać;

·   CMP przechowuje proporcjonalny dowód wyboru użytkownika.

Aktualnie stosowane technologie niekonieczne obejmują Google Analytics 4 (analityka WWW), Microsoft Clarity (analityka zachowań i odtwarzanie sesji), Meta Pixel i Google Ads remarketing (pomiar reklam i remarketing) oraz, zależnie od skonfigurowanych funkcji, tracking/personalizację internetową SALESmanago. Używamy ich na podstawie odpowiedniej zgody analitycznej/marketingowej. Nazwy cookies/technologii, cele, dostawcy i okresy działania wskazane w CMP muszą zawsze odpowiadać rzeczywistej konfiguracji GTM/CMP.

6. Marketing bezpośredni i komunikacja elektroniczna

Zgodnie z art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej używanie automatycznych systemów wywołujących lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego. Zgoda może być wyrażona przez udostępnienie identyfikującego adresu elektronicznego w celu otrzymywania informacji handlowej.

Zgoda marketingowa jest odrębna od zakupu. Każda komunikacja zapewnia łatwy sposób wycofania zgody/zgłoszenia sprzeciwu. Publicznie dostępny adres e-mail nie oznacza automatycznie uprawnienia do marketingu kierowanego do osoby fizycznej.

·   brak domyślnie zaznaczonych zgód;

·   zgoda powinna wskazywać właściwy kanał i cel;

·   zapewniamy łatwą rezygnację z komunikacji;

·   dokumentujemy kiedy, w jaki sposób i na co udzielono zgody;

·   marketing w imieniu podmiotów trzecich lub udostępnienie im danych wymaga odrębnej właściwej podstawy.

7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Udostępniamy dane tylko odbiorcom niezbędnym dla konkretnego celu albo gdy wymaga tego prawo.

·   dostawcy e-commerce, hostingu i IT; zgodnie z aktualnie publikowanymi informacjami Heavy Tools hosting zapewnia NetGo.hu Kft., 2100 Gödöllő, Kossuth u. 32. II/6, Hungary;

·   dostawcy płatności: Revolut (obsługa płatności kartą) oraz PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.);

·   kurierzy i partnerzy logistyczni: GLS oraz InPost, przy czym usługa InPost jest udostępniana za pośrednictwem Packeta;

·   księgowi, audytorzy i doradcy podatkowi;

·   CRM, newsletter i automatyzacja marketingu: SALESmanago (Benhauer sp. z o.o.);

·   technologie analityczne i reklamowe wymagające zgody: Google Analytics 4 i Google Ads (Google), Meta Pixel (Meta), Microsoft Clarity (Microsoft);

·   prawnicy, windykatorzy i ubezpieczyciele, jeśli jest to niezbędne;

·   organy i sądy na podstawie prawa.

Aktualną listę podmiotów i ich role należy utrzymywać w rejestrze czynności oraz umowach i zweryfikować przed publikacją.

8. Transfery do państw trzecich

Dane przekazujemy poza EOG wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, np. na podstawie decyzji o adekwatności albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne (SCC).

W przypadku usług Google, Meta i Microsoft dane osobowe mogą być udostępniane lub przetwarzane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Taki transfer może następować wyłącznie na podstawie mechanizmu z rozdziału V RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie, lub standardowych klauzul umownych (SCC) i ewentualnych środków uzupełniających. SALESmanago jest dostawcą z siedzibą w EOG; ewentualne transfery jego podwykonawców są zarządzane na podstawie dokumentacji umownej.

9. Źródła danych i obowiązek podania

Dane pochodzą przede wszystkim:

·   bezpośrednio od osoby (zamówienie, rejestracja, korespondencja lub telefon do obsługi klienta, zgoda marketingowa, aplikacja o pracę);

·   z transakcji zamówienia/płatności;

·   z logów technicznych strony i urządzenia;

·   z potwierdzeń dostawców (płatność/dostawa);

·   ze źródeł publicznych tylko dla konkretnego, zgodnego z prawem celu – publiczność danych sama nie stanowi podstawy.

Dane potrzebne do umowy lub obowiązku ustawowego mogą być wymagane; bez nich nie możemy zrealizować zamówienia/faktury/usługi. Dane marketingowe i opcjonalne profilowe są dobrowolne.

10. Okresy przechowywania

Dane przechowujemy wyłącznie przez czas konieczny dla celu albo wymagany prawem, a następnie usuwamy lub anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione obowiązkiem, roszczeniem, incydentem lub wiążącym żądaniem organu.

·   dokumenty księgowe wystawiane przez Premium Sport Kft.: 8 lat zgodnie z właściwym węgierskim prawem rachunkowym;

·   reklamacje i roszczenia konsumenckie: przez okres wymagany przepisami właściwymi dla danej sprzedaży;

·   roszczenia prawne: do końca właściwego terminu przedawnienia;

·        korespondencja z obsługą klienta i nagrania telefoniczne: 5 lat; nagranie od daty rozmowy, a korespondencja od zamknięcia odpowiedniej sprawy;

·   marketing: do wycofania zgody/rezygnacji plus minimalny zapis suppression/dowodowy;

·   konto: do żądania klienta usunięcia / zamknięcia konta, z wyjątkiem danych wymaganych do dalszego przechowywania w innym celu;

·   nieudana rekrutacja: co do zasady 6 miesięcy, jeżeli brak innej podstawy.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Na warunkach RODO przysługują Państwu w szczególności prawa do:

·   dostępu i kopii danych;

·   sprostowania;

·   usunięcia na warunkach art. 17 RODO;

·   ograniczenia przetwarzania;

·   przenoszenia danych przy zautomatyzowanym przetwarzaniu na podstawie zgody lub umowy;

·   sprzeciwu wobec przetwarzania z art. 6 ust. 1 lit. e) lub f); wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdej chwili;

·   wycofania zgody w każdej chwili bez wpływu na wcześniejszą zgodność z prawem;

·   skargi do organu nadzorczego i ochrony sądowej.

Na żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca. Na warunkach RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i przyczynie informujemy w pierwszym miesiącu. Żądania są co do zasady bezpłatne; rozsądna opłata lub odmowa są możliwe wyłącznie w przypadkach dopuszczonych przez RODO, w szczególności przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych.

Wnioski: gabor.szentkatolnai@heavytools.com lub pocztą na adres siedziby. W razie potrzeby możemy proporcjonalnie potwierdzić tożsamość dla ochrony danych.

12. Profilowanie i decyzje automatyczne

Jeżeli używany jest spersonalizowany newsletter lub rekomendacje, możemy – na właściwej podstawie – segmentować na podstawie historii zakupów, dobrowolnych preferencji i po zgodzie interakcji internetowych.

Opisane procesy nie obejmują decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę. W razie wprowadzenia takiego procesu zapewnimy informacje i zabezpieczenia z art. 22 RODO.

13. Bezpieczeństwo i incydenty

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, a z podmiotami przetwarzającymi zawieramy wymagane umowy zgodnie z art. 28 RODO.

·   zarządzanie dostępami;

·   bezpieczny przesył i odpowiednie szyfrowanie;

·   kopie zapasowe, logowanie i reagowanie na incydenty;

·   okresowe przeglądy uprawnień i poufność;

·   ocena i dokumentowanie naruszeń oraz zgłoszenia zgodnie z art. 33–34 RODO, gdy wymagane.

14. Dane dzieci

Sklep nie jest zaprojektowany jako usługa celowo zbierająca dane dzieci. Jeżeli konkretna funkcja usługi społeczeństwa informacyjnego miałaby opierać się na zgodzie dziecka, przed przetwarzaniem zweryfikujemy właściwy próg wieku i wymogi zgody przedstawiciela ustawowego.

15. Skarga do organu nadzorczego

W Polsce skargę można wnieść do:

16. Główne akty prawne

W szczególności:

·   Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO);

·   ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

·   ustawa z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 398–399;

·   właściwe węgierskie przepisy rachunkowe, podatkowe i umowne odnoszące się do Premium Sport Kft.;

·   właściwe polskie przepisy konsumenckie, gdy znajdują zastosowanie do konkretnej sprzedaży.

17. Zmiany polityki

Politykę przeglądamy regularnie i przy zmianie celów, technologii, dostawców lub prawa. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie Heavy Tools.

Obowiązuje od 9 września 2026 r.